有意義な会議にするために 〜Webディレクションオンラインサロン『4LDK』受講レポート〜

今回の4LDKは、過去のライブ配信動画を見て学ぶ回でした。

動画の内容は『クライアントワークは会議で変わる 田口流「会議テクニック」』

会議のポイント

会議の流れ

一般的な会議の流れとしては、議題→発散(意見を出しあう)→収束(意見をまとめる)というものになると思いますが、田口さんの場合は収束の後に展開させるそうです。

展開とは、まとまった意見をひっくり返すフェーズのこと。いったんは意見がまとまったのだけど、その場にいない人からこういう意見が出るかもしれないなどと反対意見を出す。そこから改めて意見を出し合い、まとめる、といったことをするそうです。

いったんまとまった意見をわざわざひっくり返すのかと驚きましたが、確かに、後々になってひっくり返されて、いろいろ作り直したりしないといけない状況を鑑みれば、あらかじめ想定して考えておくことは重要だなと感じました。

会議のツール

会議での意見を整理するツールとして、ふせんでの整理方法が紹介されました。

ふせんならばあまり発言できない人も意見を出せたり、だれが何を言ったかがわかったり(あえて匿名にするのもありかも)、あとで意見をまとめるときに見やすかったりしていい方法だなと思いました。

ただ、慣れていないとどう意見を書いたらいいかわからなかったり、いざまとめる時も意見同士を繋げるだけでうまくまとめれなかったりするので、練習は必要かなと思いました。

このほか、ツールの話としては、ホワイトボードでやるのか手書きのメモでやるのかノートパソコンでやるのかも状況によって使い分ける必要があるというお話がありました。ホワイトボードであれば、全体の意見をまとめるのに使いやすいが、話が一方通行になりがちだったり、メモだと一緒に考えている感じは出るが、大人数ではやりづらいということがあったり、ノートパソコンは早いけど、「壁」になってしまうなど、一長一短で、状況によって使い分けがひつようだなと思いました。
とくにノートパソコンは持っていきがちだけど、たしかに目の前で画面に何か書かれてて、それがこちらが見えないという状況はあまりいい印象を受けないなと感じたので、会議のときには注意したいと思いました。

議事録のポイント

議事録はただ会議のメモを取るのではなく、その会議で何が決まったのか、どんな発言があったのか、次までに何をしないといけないのかがわかるようにしなければならないとうことでした。

いままであまりうまく議事録を取れていなかったので、このポイントはしっかり押さえておきたいと思いました。

まとめ

今回もとても勉強になりました。

クライアントとの会議だけでなく、社内の会議でも使えるところもあり、明日からでも試せそうなこともあるので、ぜひ取り入れていきたいと思いました。

特に一度まとまった意見をひっくり返すというところは、すごいと思いました。
ひっくり返すのは勇気がいるけど、その場で後顧の憂を断つという思いでやらないといけないのだなと思いました。
後でひっくり返って疲弊するより、その場で少し頭を悩ませてリスクを潰しておく方があとがスムーズだと思うので、多少難しくてもやっていきたいと思います。

会議というとなかなかに憂鬱でマイナスなイメージが多い気がしますが、どうやって有意義なものにするか、どう進めたら意見がまとまるかを考えながら準備して臨むと、少し楽しみになるような気がしました。

有意義な会議にするためには、ディレクターがうまく会議を回すことが必須。うまく回せるようにならねばと思う次第です。

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